7.5 Informasi terdokumentasi
7.5. Informasi yang terdokumentasi
7.5.1 Umum
Sistem manajemen K3 harus mencakup:
a. informasi terdokumentasi yang disyaratkan ISO 45001:2018,
b. informasi terdokumentasi yang diperlukan organisasi untuk menerapkan SMK3 yang efektif.
Catatan: Cakupan dokumentasi dapat berbeda dari satu organisasi dengan organisasi yang lain karena:
a. ukuran organisasi, jenis aktivitas, proses, produk dan jasa
b. kompleksitas proses dan interaksinya
c. kompetensi personil.
7.5.2. Membuat dan up date dokumen
Dalam membuat dokumen dan up date dokumen, organisasi harus memastikan:
a. identifikasi dan deskripsi (misalnya judul, tanggal, pembuat atau referensi)
b. format (misalnya bahasa, versi software, grafik) dan media (misalnya kertas atau elektronik)
c. pemeriksaan dan pengesahan dokumen.
7.5.3. Pengendalian informasi terdokumentasi
Dokumen penerapan sistem manajemen K3 dan ISO 45001 harus dikendalikan untuk menjamin:
a. dokumen tersedia bagi pihak-pihak yang membutuhkan dokumen dan tersedia di lokasi saat diperlukan,
b.terlindungi (misalnya dari segi kerahasiaan, penyalahgunaan dokumen atau kehilangan integritas)
Untuk mengendalikan dokumen, organisasi harus melaksanakan kegiatan berikut, jika dapat dilakukan:
a. distribusi, akses, penarikan dan penggunaan dokumen,
b. penyimpanan dan pemeliharaan, termasuk memastikan agar dokumen selalu dapat dibaca.
c. kontrol perubahan (misalnya revisi dokumen)
d. masa simpan dan pemusnahan dokumen
Dokumen yang berasal dari pihak eksternal harus diidentifikasi dan dikendalikan
Catatan: Akses dokumen dapat diartikan sebagai keputusan untuk menentukan pihak yang hanya diperbolehkan membaca dokumen tanpa kewenangan untuk merubah dokumen dan pihak yang berwenang untuk membaca dan merubah dokumen.